【仕事が終わらない人必見】タスク処理スピードを上げるコツ3選
らっこ早くおうちに帰りたい…
このような事で悩んだことはありませんか？
この記事は以下のような方におすすめです。
- いつも仕事が終わらなくて、帰れない。
- 永遠に終わらないタスクがある。
- ”仕事ができる人”になりたい！
今回は、”タスク処理スピードを上げるコツ”を説明させて頂きます！
私もサラリーマン時代は、定時になってもタスクが終わらない事が多くありました。
1つのタスクに予想以上の時間がかかりすぎてしまったり、タスクの割込みがあったりして、当初の予定が積み木のように崩れてしまう。
そして、夜遅くまでタスク処理し続けるという日々の繰り返しでした。
しかし、今回ご紹介するコツを実践する事でタスク処理スピードを上げることができ、残業を減らす事ができました。
独立した今では１日にこなすことができるタスクが以前の倍の量になっています！午前中には自分のタスクを全て終える事ができるようになりました。
ですので今回はそのコツをお伝えしていきます！
読み終わった後に実践すれば、タスクを処理できる量が増えるでしょう。
それではいきましょう！
タスクブレイクダウンをする
タスク処理スピードを爆上げする最強のコツの1つめは、“タスクブレイクダウンをする”事です。タスクブレイクダウンとは、
「タスクを完了する為に必用な作業を細かく分けて段取りを組むこと」です。
なぜタスクブレイクダウンが重要かというと、段取りを設計することで、効率が良くなるからです。
タスクブレイクダウンせずに、段取り無しで仕事をすると、
「これを先にやったほうが良かった」
「これは最後にやったほうが良かった」
のような事が連発します。とても効率が悪いですし、二度手間も発生します。
タスクブレイクダウンせずにタスクに取り掛かるのは、設計図を書かずに、家を建てるようなものです。又、そのタスクに必要な精度の高い所要時間がわかる事も、メリットの1つとして挙げられます。
抽象度の高いタスクだと、正確な所要時間を割り出すことが難しくなります。
「Aというタスクは1時間で終わると考えていたが、タスクブレイクダウンすると意外と工程が多く、2時間かかる事が判明した」
このような事がよくあります。
そもそも無理なタスク設計をして挫折するのは、辛いですよね。
タスクブレイクダウンをして効率的に行い、正確なタスク設計をしていきましょう！
タスクブレイクダウンの具体例
それでは、タスクブレイクダウンを具体例をご紹介していきます。例えば「会議資料を作る」というタスクは抽象度が高いタスクです。
これをタスクブレイクダウンすると以下のように細分化することができます。
（これは一例です）
- 目的を確認する。
- 構成、デザインを設計する。
- 一度上司に確認する。
- 最初にメッセージのみを入れていく。
- デザインを足していく。
- 上司に確認する。
- 修正する。
- 承認を貰う。
- ドライブに収納する。
「会議資料を作る」という抽象度の高いタスクが具体的になりました。
このように設計する事で効率的に進める事が出来ますし、迷わずに進めることができますよね！
タスクブレイクダウンは回数を重ねるごとに上達していきます。
大きな夢や目標にも応用できます。大きな目標もとにかく100分割して最初の一歩踏み出しやすくしましょう。
けんめい千里の道も一歩から
是非やってみてください！
公の期限にする
タスク処理スピードを上げるコツの2つめは、”公の期限にする”事です。
「いついつまでにこれを終わらせよう」
多くの人は、このように自分の中だけでタスクの期限を作ります。しかし「忙しかったから、もうちょっと後でもいいっか」などと、どんどん後回しにしてしまう。
そうやって自分で作った期限を平気で破ってしまう事はありませんか？自分の中だけで決めた期限というのは、とても脆弱な期限です。
これは、”早起きをする”と自分で決めたが、「あと5分だけ寝よう」と二度寝、三度寝しているのとあまり変わりありません。
そうやって自分の中だけで作ったタスクの期限は簡単に破れてしまうのです。ではどうすればいいかというと、”公の期限”にする事で期限を破りにくくなります。
例えば、「〇日の15時までに提出します！」と誰かに期限を宣言すると、自分だけの期限から”公の期限”になります。
そうする事でプレッシャーがかかり、簡単には期限を破りづらくなります。又、期限を破りづらくなり、必死で終わらせようとするので最大限の力を出すことができます。
自分の中の期限ではなく、
”公の期限”にしてプレッシャーをかけていきましょう！
これは、ベストセラーの「７つの習慣」で提唱されている人生で一番時間を使うべき「緊急じゃなくて重要なこと」にも応用できます。
「緊急じゃなくて重要な事」を公の期限にしてデッドラインを設けることで、緊急性を爆上げし「超緊急で重要な事」にしてしまいましょう！
助けを求める
タスク処理スピードを上るコツの３つめは、”助けを求める”事です。
「これはどっちがいいんだろう？」
「どうやってやればいいのか、よくわからない」
タスク処理していると、悩むことって沢山でてきますよね。そんな時に悩みすぎてしまって、気づいたら壊滅的にタスクが終わっていない。
そんな事はありませんか？
もちろん一人で考えて、悩み思考することはとても良い事です。そういった時間は必ず必要です。しかし、時間をかけすぎてしまうと他のタスクに影響がでて、ネガティブな結果になってしまう事があります。
悩んだ時は、「〇時まで悩んで、答えが出なかったら上司に相談しよう！」「行き詰まったら〇〇さんに壁打ちをお願いしよう」のように区切る事で、悩みすぎてしまう事を回避できます。
今はSNSで意見を求める事もできます。
悩みすぎてしまう人は、自分の力だけでどうにかしようとし過ぎです！
悩んだ時は、一人で悩みすぎずに誰かに助けを求めていきましょう！
まとめ
今回は、”タスク処理スピードを爆上げする最強のコツ3選”をご紹介してきました！
コツは以下の3つです。
- タスクブレイクダウンをする。
- 公の期限にする。
- 助けを求める。
タスクの処理スピードを上げることで成果にも大きな影響がでます。
仕事のタスクが終わらず、状況が少しでも良くなることを祈っています。
けんめいサクサクやっちゃいましょう！
最後まで読んでくださり、ありがとうございました！
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