【仕事の任せ方】リーダーの負担を減らす、”仕組み化”する方法
らっこリーダーになっても自分でやっちゃうんだよな..
- リーダーをやっている！
- 任せるのが苦手で、仕事を抱え込みすぎてしまっている。
- 自分の負担を減らして、もっと他の事に手を付けたい！
このような事で悩んだことはありませんか？
今回は【仕事の任せ方】リーダーの負担を減らす、”仕組み化”する方法、を解説していきます！
皆さんは、仕事を任せるのは得意ですか？
この質問に即答で「得意です！」と答えることができる方は、多くないのでしょうか？
私もリーダーになりたての時は、仕事を任せるのが苦手で、毎日残業をしていました。しかし、ある事ができるようになってから、それらが全て解決しました。
それは何かというと、「仕組み化」です！
仕事を仕組み化することで、私でなくてもできるようにしたのです。もちろん、仕組み化できる仕事と、できない仕事があります。
仕組み化できる仕事を、仕組み化するだけでも、かなりの負担を減らすことができます。
読み終わった後にしっかり実践すれば、大幅に負担を減らすことができるでしょう。
それでは解説していきます！
リーダーの負担が多くなってしまう理由
自分でやったほうが早いし、クオリティが高いと思っている。
仕事のできる人が、このパターンに陥っている事が多いです。
「自分がやったほうが早い」
「チェックするのに時間がかかる」
「まだ任せられるレベルではない」
などと、考える事ってありますよね。マンパワーグループ株式会社の提供する情報では、
「管理職の9割超が”部下に仕事を任せられない”と感じた経験あり」
とのアンケート結果がでています。
リスクを考えて任せない、という選択をすることも賢明な判断だと思います。
しかし、自分の負担を増やしてしまっていることは事実です。
自分の負担を増やしすぎて、自身のパフォーマンスを著しく下げてしまったり、自分がやるべき事に手をつけられない場合もあります。
そうすると、チームとしての成果は、下がってしまう事もありますよね。特に仕事ができる人は、「自分が仕事を抱え込みすぎていないか？」という点に注意しましょう！
任せる為のスキル”仕組み化”とは？
”仕組み化”とは？
“仕組み化”とは、
誰が、いつ、何度やっても、同じ成果を出せるシステムをつくる事
逆に以下は「仕組み化」とは逆の要素です。
- ある人にしかできない。
- タイミングを選んでしまう。
- 毎回、同じ成果を出す事ができない。
誰がいつやっても同じ成果を出せないシステムは、属人的なシステムと言えます。
誰が、いつ、何度やっても、同じ成果を出せるシステムを構築していきましょう！
仕組み化する事のメリット
・業務量を均一化することができる。
リーダーは基本的な全ての業務をできる事が多いので、必然的に業務量が多くなってしまいます。
業務が多くなってしまうと、目の前の業務に精一杯になってしまいますよね。
その結果、リーダーがやるべき未来設計などに、リソースを割くことができなくなってしまう事も。
しかし、”仕組み化”することで、今までリーダーがやっていた業務を、他のメンバーもできるようになり、負担を減らすことができます。
そして、リーダーは本来やるべき仕事に注力することができます。
“仕組み化”をして本来、リーダーが注力すべき仕事にリソースを割けるようにしましょう！
具体的な”仕組み化”する方法
それでは具体的にどのように仕組み化していくかを、3ステップで解説していきます！
①仕組み化する仕事を決める。
まず仕組み化する仕事を決めます。
しかし、全ての仕事を仕組み化できるかというと、そんな事はありません。仕組み化しやすい仕事、仕組み化しにくい仕事がありますので、それぞれ説明していきます。
・仕組み化しやすい仕事・しにくい仕事
仕組み化しやすい仕事は、ズバリ「作業系の仕事」です。
作業系の仕事とは比較的、頭を使わないで処理できる仕事です。ルーチンワークであることが多いです。
例えば書類作成、帳簿作成、会議の準備、議事録進行、データ入力など。
逆に仕組み化しにくい仕事は「思考系」の仕事です。
例えば、新規事業のプランニング、企画立案、経営戦略、人事考課など。
これらは深い思考が必要になり、仕組み化する事の難易度が高いです。
チームの成果を最大化する為には、思考系の仕事にリーダーのリソースを割く必要があります。
なぜなら、この思考が将来何倍もの成果に繋がる可能性があるからです。
皆さんの一日の仕事を棚卸してみましょう！
きっと、仕組み化すべき作業系の仕事があるはずです。
②仕事を細分化
続いて、仕組み化したい業務を細分化します。
具体的には、その仕事のゴールまでのプロセスを言語化します。
例えば「A社向けの提案書を作成する」という仕事を細分化します。
これを以下のように細分化することができます。
（これは一例で正解はありません）
- A社のヒアリング内容を整理する
- まとめた内容を元に課題を整理し提案書のラフを作成する
- 上長に確認する
このように細分化することは、仕組み化する第一歩です！
③誰でもできるようにマニュアル化
一つ前のステップで仕事を細分化しました。
次に誰でもできるように整備して、マニュアルを作成します。
ここでの重要なポイントは、「誰でもできるように！」です！
大事な事なのでもう一度言います。
「誰でもできるように！！」です！
誰でもできるようにする為に、避けるべき要素が2つありますので、解説していきます。
1,才能に頼る
ここでいう才能とは、「スキル」「経験」などです。
リーダーのようにスキルや経験があるメンバーであれば、感覚でできるけど、経験が浅いメンバーでは難しい、という事が結構あります。
例えば、先ほどの提案書作成の例で「まとめた内容を元に課題を整理し提案書のラフを作成する」というのは、経験の浅いメンバーには少し難しいかもしれません。
「顧客の課題別に提案書の雛形を用意しておく」
このような仕組みにしておくことで、経験の浅いメンバーでも適切な提案書を作成することができますよね。
感覚や経験でやっている方は沢山います。
”スキル、経験がないメンバーでもできるようにする為には、どうすれば良いのか？”という事を考えてみてください！
2,意志の力に頼る
ぞれぞれのメンバーの意志の力を当てにすべきではありません。
なぜかと言うと、人間はどうしても浮き沈みがあるからです。
「彼女と喧嘩した」「親の体調が良くない」などと、どうしてもマインドシェアを取られてしまう事があります。
「ミスしないようにがんばります！」と言っても、してしまう時にはしてしまうのです。
ですので、意志の力に頼らずに仕組みで解決する必要があります。
例えば、提案書作成時に、
「上長のチェックを早い段階で１回入れる」
というプロセスをいれる事で強制的にダブルチェックを行うことになり、ミスの確率が格段に減ります。
「頑張る」「意識する」など、意志の力に頼らない仕組みを考えましょう！
・最終的なマニュアル
避けるべき要素を排除したら、以下のようなマニュアルになります。（もっと仕組み化できることはありますが、一例として！）
- A社のヒアリング内容を整理する
- 課題に合わせた提案書雛形を選ぶ
- 雛形の空欄内容を考えながら埋める
- 上長にチャットで送付する
- 上長の指摘事項を加味して提案書を修正する
- 最終版を共有ドライブに保存する
- 定期的に雛形を改善・アップデートする（上長）
最初のマニュアルに比べると、誰でもできる仕組みに近づいたのではないのでしょうか？
ポイントは、最初から完璧な仕組みを作るのは難しいので、やりながら修正する事です。
また、仕組み化しておけば、ミーティング等で意見が散らかる事なく「仕組みの改善」を建設的に出来るようになっていきます。
営業プロセスの仕組み化については、株式会社マルケト 代表取締役社長の福田康隆氏の執筆された「THE MODEL」という考え方がSaaS業界を中心に広がりました。営業プロセスの改善に悩まれているリーダーはとても良書なので是非手にとってみてください。
完璧な仕組みを求めすぎて、スタートできない事は、大きな時間のロスになりますので注意しましょう！
まとめ
今回は、【仕事の任せ方】リーダーの負担を減らす、”仕組み化”する方法、を解説してきました！
ポイントは以下の通りです。
・リーダーの負担を減らす為に、仕組み化をしよう！
・浮いたリーダーのリソースを、未来の為の思考に使おう！
・仕組み化の具体的なステップは以下のように進めよう！
【仕組み化の流れ】
- 仕組み化する仕事を決める。
- 仕事を細分化する。
- 誰でもできるようにマニュアル化。
シンプルですが、大切です。
タスクは即仕組み化をして、どんどん負担を減らしていきましょう！
最後まで読んでくださり、ありがとうございました！
Contact
無料相談
現在、オンライン無料相談を受け付けております。
「新規事業開発」について以下のお悩みのある方はお気軽にご相談ください。
- 新規事業の進め方がわからない
- 新規事業が思いつかない
- 新規事業の撤退タイミングが分からない
多くの方にご連絡いただき大変感謝しております。現在、毎月5名まで受け付けております。
この記事が気に入ったら
フォローしてね！