【決まらない会議は〇〇〇が原因！】優秀な進行役が絶対にやっている”決める方法”

この記事は以下のような人におすすめ！

こんな事でお悩みではないでしょうか？

この記事を読んでくださっているという事は、似たようなお悩みをお持ちだと思います。私も初めてファシリテーターをやった時は、全く意見をまとめることが出来ずに、本当に落ち込んでいました。

結局、その会議では何も決まらずに、また会議をやり直しする事に。そこで会議に参加する際にファシリテーターの進行方法を注意深く見て物事がスムーズに決定する会議とそうでない会議について違いを沢山みてきました。

その結果、会議で意見をまとめて、決めていくのが得意となり、ファシリテーターをやってほしいと頻繁に頼まれるようになっていきました。

今回は、私が学んだ結論を出すべき会議で”決める方法”をご紹介していきます！

決まらない会議の問題点

そもそもなぜ決まらない会議が問題なのでしょうか。それはスピード感を持って、物事が進められないからです。

会議の主な役割は意見を出し合い、進むべき方向を決める事です。しかし最終的に決まらない場合は、結論を次回の会議に持ち越してしまう事があります。（※ブレストする事が目的の会議もあります）

これが時間の面で大きなコストとなってしまいます。

場合によって競争力さえ失ってしまうかもしれません。

環境変化が激しい今、完璧な答えというのはありえません「限られた時間と情報で暫定的な答えを出して、走りながら修正をする」事が重要です。（そもそも完璧ってなんですか？）

そうすることで、最短でゴールへと進むことができます。

スピード感をもって、物事を進められるように”決まる会議”にしていきましょう！

会議で決める方法

それでは、会議で決める方法にはざっくり３つあります。

①全会一致

全員の同意を得て、初めて決まる方法です。

メリットは、参加者の納得度が高くなる事。デメリットは全会一致になるまでに、かなりの時間を要してしまう可能性がある事です。

少人数ならまだしも、人数が多い会議の場合には、全会一致で決まる事は中々ありません。立場や人によって思い描く理想が少しずつ異なるからです。

大まかな方向性はあっていたとしても、全てが一致することはありえません。思い描いている理想が違う以上やるべきだと考えている手段や進むべき方向も異なってきます。

全会一致で決まる事は中々ありません。人数が多くになるにつれて当たり前ですが、難易度が高くなっていきます。

②多数決

多数決は参加者が投票をし、多数派の意見を採用する方法です。小学校で何かを決める時、よくやっていましたよね。

メリットは、手を上げるだけなので、超時短で終わる事。デメリットは、少数派になってしまった人の”排除感”があり、「納得度」が低くなってしまう事です。

このデメリットの影響は大きく、少数派のモチベーションを一気に下げてしまう可能性があります。

モチベーションが下がってしまうと、多数派と少数派の間に軋轢が生まれて、その後に仕事に大きなマイナスの影響が出てしまう事もあります。

時短である点は素晴らしいのですが、少数派になってしまった人達の「納得度」という点に関しては注意深いケアが必要です。

漫画「HUNTER✖︎HUNTER」で仲間割れの起こる決め方として多数決が取り上げられています。(いつも通り漫画ですが…)

③リーダーによる決定

最終的にリーダーが決める方法です。

メリットはリーダーが決めるだけなので、時短になる事です。逆にリーダーによっては、「納得度」が低くなってしまう事がデメリットとして挙げる事ができます。

経験も豊富で人としても信頼できるリーダーが決めるのであれば、ある程度は納得できます。しかし、傲慢で信頼されていないリーダーが決めると、参加者が納得できずにモチベーションが下がる可能性があります。

リーダーの資質によって大きく左右される決め方です。

言われてみればありきたりですが、改めて概ね３種類あるという認識が大切です。

オススメの会議の進め方

会議で決め方を3つ紹介してきました！

決まらない会議には「納得度」が足りないということがわかってきたかと思います。

ここまで読んで頂いて「それぞれメリット、デメリットがあるから、結局どれがいいの？」と思われている方もいるかと思います。

そんな方にオススメの決める方法をご紹介します。

オススメの決める方法は、「全会一致」×「リーダーによる決定」のミックス型です。

以下が運用ルールです。

この方法の良い所は、参加者の「納得度」を高めつつ、「決まらない」を避けることができる事です。

まず、全会一致を目指すので、参加者それぞれの意見や理由をアウトプットする事になります。それにより、参加者に一定の「納得感」が生まれます。

自分の意見を言えずに決まった会議よりも、意見を言えた上で決まった会議のほうが「納得感」が増しますよね。また、最終的にはリーダーが決めるので「全会一致」のデメリットであった”決まらない”という点を解決することができます。

このように「全会一致」と「リーダーによる決定」をミックスする事で、それぞれのデメリットを補う事ができます。

シンプルではありますが、とても汎用的で基本テクニックになります。

意識して、是非試してみて下さい！

根回しも重要

会議で何かを決める場合には、納得感が重要なことは説明しました。

納得感をもたらす上で、会議の前の事前準備として「根回し」が重要です。

ほとんどの場合、決めたい方向性は主体となるリーダーは会議の前にもっているものです。そのため、会議は合意形成をする場の意味合いが強いケースも多々あります。

事前の根回しを怠ると権限をもった役職の方と合意する事ができなくなり、会議中、反対の姿勢をとられてしまい決めた方向性に決定できないことも起こりうります。

「そんな話、聞いてません」というやつです。プライド、立場をもって仕事をしている以上こういった事が起こるのは必然です。

会議を開く場合、各参加者の立場にたって、どういった議論になるかを想像し議論が炎上しそうな点については事前に根回ししておく事も会議を開くうえで重要ですので補足として記載しました。

根回しはとてつもなく重要です。

まとめ

今回は、会議で”決める方法”をご紹介してきました。

まとめると以下の通りです。

ファシリテーターの役割を担うことは、多くのエネルギーを使用します。

しかし、会議で参加者が「納得感」を持って、「スピード感」のある決定ができることは、仕事にとても良い影響を与えます。

それをできるか、できないか？はファシリテーターの腕にかかっています。

皆さんがファシリテーター、リーダーとして活躍できることを祈っています！

最後まで読んでくださり、ありがとうございました！